È routine comune nelle aziende organizzare meeting, con più o meno frequenza, per discutere elementi importanti come la definizione della strategia, i metodi lavorativi ma anche le criticità da migliorare. Per questi motivi, spesso, le riunioni più che un momento di condivisione, di scambio e/o di confronto, sono considerate un vero e proprio strumento e, in quanto tale, fa perdere di vista la capacità di costruire relazioni.
Una riunione privata della capacità di entrare in connessione con i membri, risulta non solo noiosa ma anche priva di efficacia.
Organizzare un meeting diverso dal solito, in una location informale e accompagnato da ottimo cibo, è la soluzione migliore per coinvolgere e creare legami.
I benefici di un meeting informale
Solitamente i meeting vengono svolti nella sala riunioni dell’azienda, il motivo è principalmente uno: la comodità, oltre ad avere a portata di mano tutti gli strumenti necessari (dai proiettori alle lavagne); tuttavia condiziona il comportamento dei membri, perché non si riescono a spezzare le dinamiche e il clima lavorativo. Oppure i meeting si svolgono in location prestigiose che, per loro stessa natura però, impongono non solo un abbigliamento ma anche un codice di comportamento molto formale. In entrambi i casi il risultato non cambia: non si accorciano le distanze tra le persone e, anziché trasformarsi in un momento di scambio costruttivo, rimane un normale impegno lavorativo al pari di tutti gli altri svolti quotidianamente.
Un meeting informale in una location adatta e ovviamente attrezzata per questo tipo di riunioni, ottiene l’effetto contrario. Un ambiente rilassato e che stimola il piacere di stare insieme, crea connessioni emotive che sono la base per sviluppare le relazioni tra persone. In altre parole, un meeting informale trasforma un impegno lavorativo in un momento di piacevole compagnia, eliminando le gerarchie che la struttura aziendale impone.
Qualche idea per organizzare un meeting informale
Un meeting organizzato a metà mattinata è molto più produttivo e offre anche l’occasione giusta per trascorrere la pausa pranzo insieme, magari approfittando della formula Light Lunch. Il cibo è da sempre un fattore di aggregazione sociale, una sorta di collante universale, in grado di rafforzare l’identità del gruppo.
Se si preferisce, per vari motivi, organizzare un meeting nel tardo pomeriggio, un’alternativa di sicuro successo è l’aperitivo o l’apericena. È un’occasione poco impegnativa e molto informale per discutere degli elementi importanti poco sopra citati.
Di location che offrono questo servizio ne esistono molte, anche noi di Cucina In abbiamo messo a disposizione una sala attrezzata con due proiettori e fogli mobili e lavagne su richiesta.
A ogni modo, le regole generali per la scelta della location più adatta sono: la capacità di contenere agevolmente i partecipanti e avere un’atmosfera stimolante, divertente e fuori dagli schemi aziendali. Infine, anche se può apparire un elemento secondario, la qualità del cibo e del servizio offerto ha un ruolo importante in questo tipo di riunioni; mangiare pietanze preparate con poca cura può rovinare il clima positivo che si è creato, lasciando un senso di insoddisfazione.
